Alternativa a Excel · Arquitectos en Costa Rica
Tu hoja de cálculo hace bien lo que le pediste. El problema es todo lo que no puede hacer sola: actualizarse, avisarte a tiempo y dejar que otra persona la toque sin romperla. Mira, tarea por tarea, cómo se ve el mismo trabajo en Cimenta.
En la hoja, la columna de "real" solo está al día si alguien se sentó a digitarla. Y esa persona casi siempre eres tú, un domingo.
Hoy, en la hoja de cálculo
=SUMA(Materiales!D2:D148)+Subcontratos!D12| ACategoría | BPresupuesto | CReal | DDif. | |
|---|---|---|---|---|
| 2 | Contratos de obra | 18,000,000 | 18,940,000 | −940,000 |
| 3 | Materiales | 16,800,000 | 19,320,000 | −2,520,000 |
| 4 | Subcontrato | 9,000,000 | (pendiente) | #¡REF! |
| 5 | Mano de obra | 7,200,000 | 7,050,000 | 150,000 |
| 6 | Otros gastos | 1,800,000 | (pendiente) | #¡REF! |
| 7 | TOTAL | 52,800,000 | #¡REF! | #¡REF! |
Última modificación: hace 23 días. Dos categorías sin actualizar y una fórmula rota desde que alguien borró una fila.
Lo mismo, en Cimenta
Control financiero · Casa Escazú
Presupuesto
₡52 800 000
Gasto real
₡54 760 000
Desviación
−₡1 960 000 (3.7%)
₡18 000 000 presupuesto · ₡18 940 000 real
₡16 800 000 presupuesto · ₡19 320 000 real
₡9 000 000 presupuesto · ₡8 450 000 real
₡7 200 000 presupuesto · ₡7 050 000 real
Materiales lleva 15% sobre presupuesto. Se avisó en la semana 6, no al cierre.
El gasto real se arma solo con las facturas y pagos ya registrados en el proyecto. La desviación se recalcula sola.
Las pantallas son del producto real, con datos de ejemplo.
Crear cuenta y explorarlo con datos de ejemploEl costo que no está en la hoja
No hablamos de la licencia. Hablamos de las horas que alguien dedica cada semana a copiar, cuadrar, revisar versiones y armar el reporte que ya existía en otro lado.
Al año
₡4 968 000
276 horas de trabajo profesional dedicadas a mantener hojas al día
Estimación sobre 46 semanas laborales. No incluye lo que cuesta un error que se detectó tarde.
Lo que se gana al cambiar
No por estar mal hecha, sino porque nunca fue su trabajo. Una hoja calcula; no recibe correos, no avisa, no distingue quién puede ver qué.
Cada empresa tiene su correo @facturas.cimenta.io. Reenvías la factura electrónica y el XML de Hacienda se lee completo: proveedor, líneas, IVA y total, sin digitar.
El maestro de obras registra avance, la administradora sube facturas y tú revisas números. Nadie manda "la versión buena" por WhatsApp.
Bitácora con fotos, avance y observaciones desde el celular, parado en el sitio. No hay hoja de cálculo cómoda en un teléfono.
Cada monto, estado y aprobación queda con autor y fecha. Cuando algo no cuadra, hay una respuesta en vez de una discusión.
Alertas cuando una categoría se pasa del presupuesto, una factura vence o un trámite lleva demasiado tiempo detenido.
Preguntas "¿cuánto llevo gastado en Casa Escazú?" y responde con tus datos. Por escrito o por voz, manejando de vuelta de la obra.
Nada vive en la carpeta de descargas de una laptop. Cada persona ve lo que le corresponde, y el cliente solo su portal.
Cotizaciones, órdenes de compra, facturas, cronograma y flujo de caja conectados. Un dato se registra una vez y aparece donde tiene que aparecer.
Seamos honestos
No creemos que las hojas de cálculo sean el enemigo. Nosotros usamos varias. La pregunta no es si Excel sirve, sino si sigue siendo el lugar donde debe vivir la operación de tu despacho.
Quédate en la hoja
Ya se te quedó corta
La migración
La forma que mejor funciona es empezar por un solo proyecto activo. En una tarde ya lo tienes montado, y tus hojas siguen ahí mientras decides.
Escoge el proyecto activo que más dolor te da hoy. Ese es el que mejor prueba si esto sirve.
Copias las categorías y montos de tu hoja. Es la única digitación real de todo el proceso.
Le dices a tus proveedores que copien tu dirección @facturas.cimenta.io. Desde ahí entran solas.
Corre ambos sistemas en paralelo siete días. Si el número de Cimenta te llega antes, ya tienes tu respuesta.
Preguntas frecuentes
Depende de qué necesites reemplazar. Si solo quieres una hoja mejor, herramientas como Google Sheets o Airtable resuelven la colaboración, pero siguen dependiendo de que alguien digite todo. Si lo que buscas es que el presupuesto, las facturas y el flujo de caja se alimenten entre sí, necesitas una plataforma de gestión. Cimenta está construida específicamente para el contexto costarricense: arancel del CFIA, trámites APC y municipales, facturación electrónica de Hacienda y montos en colones.
La recomendación es no importar diez años de historia. Empieza por un proyecto activo: copias el presupuesto base por categoría (esa es la única digitación real) y de ahí en adelante el gasto real se arma solo con las facturas y pagos que registras. Tus hojas siguen existiendo mientras corres ambos sistemas en paralelo la primera semana.
Cimenta usa categorías de gasto estándar de obra en Costa Rica (contratos de obra, materiales, subcontrato, mano de obra, maquinaria, combustible, transporte, administración y otros). La mayoría de plantillas caen dentro de esa estructura sin problema. Lo que cambia no es la forma del presupuesto, sino de dónde sale la columna de gasto real: en vez de digitarla, se alimenta de las facturas del proyecto.
Para la operación del despacho, sí: presupuestos, facturas, órdenes de compra, honorarios, cronograma, bitácora y flujo de caja dejan de vivir en hojas sueltas. Para cálculos puntuales, análisis exploratorios de una sola vez o tablas que le mandas a alguien y mueren ahí, Excel sigue siendo perfectamente razonable. El problema no es la hoja de cálculo: es que la operación completa dependa de ella.
En Costa Rica toda factura electrónica viaja con un XML del formato de Hacienda. Cada empresa en Cimenta tiene una dirección de correo propia (@facturas.cimenta.io); cuando la factura llega ahí, el XML se lee automáticamente y se extraen proveedor, consecutivo, líneas, IVA y total. Si el consecutivo ya existe, el sistema avisa antes de crear un duplicado. Eso es lo que en una hoja de cálculo se hace a mano, factura por factura.
Para ambos, aunque el motivo cambia. Un profesional independiente gana tiempo: deja de digitar facturas y de armar reportes para el cliente. Un despacho con equipo gana además coordinación: varias personas trabajando sobre la misma información, sin versiones paralelas ni el archivo bueno viajando por WhatsApp.
Puedes crear la cuenta y montar un proyecto sin tarjeta de crédito. La cuenta gratuita incluye datos de prueba para explorar la plataforma antes de meter información real, y los planes con equipo y funciones avanzadas están detallados en la página de planes.
Un archivo de Excel vive en la laptop de alguien, se comparte por correo y no distingue quién puede ver qué. En Cimenta la información está respaldada, cada persona tiene permisos según su rol, el cliente solo ve su portal y cada cambio queda registrado con autor y fecha. Ese historial es, en la práctica, lo que evita la mayoría de las discusiones sobre "quién cambió este número".
Si en una semana el número te llega antes y sin domingos de por medio, ya sabes qué hacer con el resto. Sin tarjeta, en español y hecho para Costa Rica.