Hay obras que dan utilidad en el papel y aun así dejan la cuenta del banco en cero a mitad de camino. No porque el presupuesto estuviera mal, sino porque la planilla se paga cada viernes, el acero se paga cuando llega y el cliente paga el avance un mes después de que lo cobras. Durante varias semanas, la obra corre con tu plata.
Ese desfase tiene un tamaño, y se puede calcular antes de firmar. En un contrato de ₡120 millones a 24 semanas, con 12% de margen, 10% de anticipo, cobro mensual y pago a 30 días, la obra necesita ₡33,743,055.56 de capital propio en su peor semana. La utilidad del proyecto completo es de ₡14,400,000.00. Es decir: para ganar ₡14.4 millones hay que tener disponibles más del doble.
En esta guía te explicamos cómo se arma el flujo de caja de una obra, qué condiciones de pago lo mueven más (no son las que la mayoría cree), qué cambia cuando el cliente es una institución pública y cómo reducir el capital que tu obra te pide. Y hay un simulador para que pruebes con tus propios números.
Flujo de caja y presupuesto no son lo mismo
El presupuesto responde cuánto cuesta la obra. El flujo de caja responde cuándo sale y cuándo entra cada colón. Una obra puede tener un presupuesto sano y un flujo de caja imposible.
| Presupuesto de obra | Flujo de caja de la obra | |
|---|---|---|
| Pregunta que responde | ¿Cuánto cuesta y cuánto dejo de margen? | ¿Tengo plata para pagar esta semana? |
| Unidad | Colones por categoría | Colones por semana |
| Se arma con | Cantidades, precios y rendimientos | Cronograma, fechas de cobro y fechas de pago |
| Error típico | Quedarse corto en un rubro | Contar como ingreso lo que todavía no han pagado |
| Consecuencia | Menos utilidad | Obra detenida, atrasos y sobrecostos |
Las dos herramientas se necesitan. Si todavía no tienes el presupuesto, empieza por la guía de cuánto cuesta construir en Costa Rica y vuelve cuando tengas el número.
Por qué una obra rentable se queda sin plata
El costo de una obra no se gasta parejo. Arranca despacio con preliminares y movimiento de tierra, se dispara con la obra gris y la estructura, y baja otra vez con acabados. Si lo graficas acumulado, forma una curva S. Los ingresos, en cambio, llegan en escalones: un cobro por periodo, y cada cobro con semanas de atraso.
En el ejemplo de ₡120 millones pasa esto:
- Semana 0: entra el anticipo de ₡12,000,000.00. La cuenta arranca bien.
- Semanas 1 a 5: se van pagando planilla y materiales. El anticipo se consume.
- Semana 4: se cobra el primer mes de avance, pero ese pago llega hasta la semana 8.
- Semana 15: es el punto más bajo. La obra está en su etapa más cara, el cobro del tercer mes todavía no llega y la caja va en −₡33,743,055.56.
- Semana 24: se entrega la obra y el saldo apenas vuelve a positivo.
- Semana 32: entra la retención de garantía y por fin aparece la utilidad completa.
De las 33 semanas que dura el ciclo de caja, 18 se pasan en rojo. Si ese hueco se cubre con una línea de crédito al 14% anual, los intereses rondan los ₡886,752.67, un 6% de la utilidad que se va sin que nadie lo haya presupuestado.
Ese punto más bajo se conoce como el valle del flujo de caja, y es el número que importa: es el capital de trabajo que necesitas tener a mano, sea propio, prestado o de proveedores.
Simulador: calcula el capital que necesita tu obra
Pon el monto del contrato y las condiciones que te ofrece el cliente. El gráfico muestra el saldo acumulado semana a semana, y la tabla de abajo tiene el detalle.
Simulador
¿Cuánta plata propia necesita tu obra?
Pon el contrato y las condiciones de pago que te ofrecen. Montos sin IVA.
Lo que queda del contrato después de pagar todos los costos.
Se amortiza en cada cobro, en el mismo porcentaje.
Se devuelve un mes después de entregar, más el plazo de pago.
Capital propio que necesitas
₡33,743,055.56
El punto más bajo llega en la semana 15
Semanas con la caja en rojo
18 de 33
Desde el anticipo hasta el último pago
Si lo cubres con crédito
₡886,752.67
La obra deja ₡14,400,000.00 de utilidad, pero para llegar a cobrarla tienes que adelantar 2.3 veces ese monto.
Si el cliente tardara 15 días más en pagar, necesitarías ₡11,702,777.78 adicionales.
Saldo acumulado de cajaA favorPlata que pones tú
Semana
Ver la tabla semana a semana
| Semana | Entra | Sale | Saldo |
|---|---|---|---|
| 0 | ₡12,000,000.00 | ₡12,000,000.00 | |
| 1 | −₡534,722.22 | ₡11,465,277.78 | |
| 2 | −₡1,543,055.56 | ₡9,922,222.22 | |
| 3 | −₡2,459,722.22 | ₡7,462,500.00 | |
| 4 | −₡3,284,722.22 | ₡4,177,777.78 | |
| 5 | −₡4,018,055.56 | ₡159,722.22 | |
| 6 | −₡4,659,722.22 | −₡4,500,000.00 | |
| 7 | −₡5,209,722.22 | −₡9,709,722.22 | |
| 8 | ₡7,555,555.56 | −₡5,668,055.56 | −₡7,822,222.22 |
| 9 | −₡6,034,722.22 | −₡13,856,944.44 | |
| 10 | −₡6,309,722.22 | −₡20,166,666.67 | |
| 11 | −₡6,493,055.56 | −₡26,659,722.22 | |
| 12 | ₡18,888,888.89 | −₡6,584,722.22 | −₡14,355,555.56 |
| 13 | −₡6,584,722.22 | −₡20,940,277.78 | |
| 14 | −₡6,493,055.56 | −₡27,433,333.33 | |
| 15 | −₡6,309,722.22 | −₡33,743,055.56 | |
| 16 | ₡24,555,555.56 | −₡6,034,722.22 | −₡15,222,222.22 |
| 17 | −₡5,668,055.56 | −₡20,890,277.78 | |
| 18 | −₡5,209,722.22 | −₡26,100,000.00 | |
| 19 | −₡4,659,722.22 | −₡30,759,722.22 | |
| 20 | ₡24,555,555.56 | −₡4,018,055.56 | −₡10,222,222.22 |
| 21 | −₡3,284,722.22 | −₡13,506,944.44 | |
| 22 | −₡2,459,722.22 | −₡15,966,666.67 | |
| 23 | −₡1,543,055.56 | −₡17,509,722.22 | |
| 24 | ₡18,888,888.89 | −₡534,722.22 | ₡844,444.44 |
| 25 | ₡844,444.44 | ||
| 26 | ₡844,444.44 | ||
| 27 | ₡844,444.44 | ||
| 28 | ₡7,555,555.56 | ₡8,400,000.00 | |
| 29 | ₡8,400,000.00 | ||
| 30 | ₡8,400,000.00 | ||
| 31 | ₡8,400,000.00 | ||
| 32 | ₡6,000,000.00 | ₡14,400,000.00 |
Modelo simplificado: el costo sigue una curva S, el 45% son materiales y el resto se paga la misma semana. No incluye IVA, cargas por atraso ni cambios de alcance. En Cimenta el flujo de caja se arma con tus cuentas reales, no con supuestos.
Las condiciones de pago que más mueven el valle
Con el mismo contrato de ejemplo, cambiamos una condición a la vez y medimos cuánto capital propio pide la obra en su peor semana:
| Si cambias... | Capital que necesitas | Diferencia |
|---|---|---|
| Nada (escenario base) | ₡33,743,055.56 | |
| El cliente paga a 15 días en vez de 30 | ₡20,940,277.78 | −₡12,802,777.78 |
| Cobras cada quincena en vez de cada mes | ₡21,819,444.44 | −₡11,923,611.12 |
| Pagas los materiales a 30 días en vez de contado | ₡22,055,555.56 | −₡11,687,500.00 |
| El anticipo es de 20% en vez de 10% | ₡24,854,166.67 | −₡8,888,888.89 |
| No hay retención de garantía | ₡32,187,500.00 | −₡1,555,555.56 |
| No hay anticipo | ₡42,631,944.44 | +₡8,888,888.88 |
| El cliente paga a 45 días | ₡45,445,833.33 | +₡11,702,777.77 |
| El cliente paga a 60 días | ₡59,333,333.33 | +₡25,590,277.77 |
| Cobro quincenal y materiales a 30 días | ₡10,131,944.44 | −₡23,611,111.12 |
Tres lecturas que vale la pena llevarse a la próxima negociación:
1. El plazo de pago pesa más que el anticipo. Quince días más de atraso en el pago cuestan más capital que perder la mitad del anticipo. Cuando negocies, pelea primero las fechas de pago, y después el porcentaje de anticipo.
2. La retención casi no mueve el valle, pero alarga la espera. Un 5% de retención sube el valle apenas ₡1.6 millones, porque a mitad de obra todavía se ha retenido poco. Lo que sí hace es dejar ₡6 millones de tu utilidad esperando dos meses después de entregar. Si el cliente acepta sustituirla por una garantía bancaria, ese dinero vuelve a tu caja.
3. Las palancas se suman. Cobrar cada quincena y conseguir 30 días de crédito con el ferretero baja el capital necesario de ₡33.7 a ₡10.1 millones. Ninguna de las dos cambia el precio de la obra: solo cambian el calendario.
Si el cliente es una institución pública
Las licitaciones públicas tienen reglas propias que conviene meter en el flujo de caja desde la oferta:
- Plazo de pago. El reglamento de la Ley General de Contratación Pública (Ley 9986; Decreto Ejecutivo N.° 43808, artículo 19) obliga a que el pliego indique el plazo máximo de pago, que no puede superar 30 días naturales, salvo las excepciones de ley o las que autorice la Tesorería Nacional. Corre desde que se presenta la factura, después de recibir la obra o el avance a satisfacción y de cumplir el visado del gasto. En la práctica, el reloj arranca cuando el inspector aprueba la estimación, no cuando terminas el trabajo. Si se paga tarde, el mismo artículo reconoce intereses, previo reclamo del contratista.
- Anticipo. El reglamento (artículo 20) permite pagos anticipados de entre 20% y 40% del monto total de la contratación, pero solo si el pliego lo establece, siempre contra una garantía colateral por el monto completo del anticipo, y se amortiza en cada estimación de avance.
- Garantía de cumplimiento. Es obligatoria en licitaciones mayores y menores, y va de 5% a 10% del monto adjudicado (artículo 44 de la Ley 9986; 5% si el pliego no lo define). No sale de cada pago como una retención, pero sí amarra plata o parte de tu línea de crédito mientras dure el contrato.
- Retención del 2% de renta. El Estado, las instituciones autónomas y las municipalidades retienen el 2% del monto bruto de cada pago, incluido el anticipo, según el artículo 23 inciso g de la Ley del Impuesto sobre la Renta. Ese 2% no se pierde: es un pago a cuenta del impuesto sobre la renta, que puedes pedir que se acredite a tus pagos parciales o aplicar en la declaración. Pero para el flujo de caja de la obra, no llega.
Con el mismo contrato de ₡120 millones, sin anticipo y con la retención de renta, el valle sube a ₡41,698,611.11 y la obra pasa 23 semanas en rojo. Los ₡2,400,000.00 retenidos de renta no vuelven a la caja de la obra: se recuperan como crédito contra el impuesto sobre la renta. Prueba el escenario "Institución pública" en el simulador para verlo con tus números.
El IVA también es flujo de caja
Desde el 1 de setiembre de 2023, los servicios de construcción, ingeniería, arquitectura y topografía registrados en el CFIA pagan la tarifa general de 13% de IVA, igual que los materiales.
El IVA que cobras no es tuyo, pero pasa por tu cuenta, y el momento en que lo debes no siempre coincide con el momento en que te pagan:
- Con clientes privados, el impuesto se genera cuando emites la factura o prestas el servicio, lo que ocurra primero. Si facturas el avance y el cliente paga 45 días después, lo más probable es que declares y pagues ese IVA antes de haberlo recibido.
- Con el Estado, el artículo 3 de la Ley del IVA establece que, en los servicios prestados al Estado, el impuesto se devenga en el momento en que se percibe el pago, así que ese adelanto no ocurre.
Por eso conviene llevar el flujo de caja con los montos sin IVA, como hace el simulador, y aparte un calendario con el IVA a declarar cada mes. Mezclarlos es la forma más rápida de creer que hay más plata de la que hay.
Cómo armar el flujo de caja de tu obra en cinco pasos
No hace falta un software especializado para hacerlo bien. Hace falta respetar el orden:
1. Parte del cronograma valorado. Toma el presupuesto y repártelo semana a semana según el cronograma: cuánto de cada categoría se ejecuta en cada semana. Esa es tu curva S de costos.
2. Separa cuándo se gasta de cuándo se paga. La planilla sale la misma semana, con su costo real y no solo el jornal (en la guía de mano de obra explicamos por qué el factor es 1.39). Los materiales salen de contado o con el crédito de cada proveedor. Los subcontratos, según su propio calendario de avances.
3. Calendariza los cobros con fechas de pago reales. No pongas el ingreso en la semana en que cobras, sino en la semana en que el dinero llega a la cuenta. Rebaja la amortización del anticipo, la retención y, si aplica, el 2% de renta.
4. Encadena el saldo. El saldo final de cada semana es el saldo inicial de la siguiente. Busca la semana más negativa: ese es tu valle, y es la cifra que tienes que tener cubierta antes de firmar.
5. Revisa cada semana lo real contra lo proyectado. El flujo de caja proyectado es una hipótesis. Cada viernes reemplaza lo proyectado por lo que realmente entró y salió, y ajusta las semanas que vienen. Un atraso de pago detectado a tiempo se resuelve con una llamada; detectado tarde, con un préstamo.
Cinco formas de reducir el valle antes de firmar
- Cobra cada quincena. Si el cliente acepta estimaciones quincenales, el valle baja más de un tercio sin tocar el precio.
- Pon en el contrato el plazo de pago y los intereses por atraso. "Contra avance" no es un plazo. "Siete días naturales después de aprobada la estimación" sí lo es.
- Negocia crédito con tus proveedores principales. El ferretero y el depósito de concreto suelen dar 30 días a clientes con historial. Es financiamiento sin intereses.
- Amarra los hitos de pago a los gastos fuertes. Si el contrato se paga por hitos, que uno calce con la compra del acero y el concreto de la estructura, no solo con la entrega.
- Cambia la retención por una garantía. Una garantía bancaria o una póliza de cumplimiento cuestan una comisión, pero liberan el 5% o 10% de cada pago.
Cuando llevas varias obras a la vez
Todo lo anterior es para una obra. Una empresa constructora o un estudio que dirige tres proyectos tiene tres valles, y si coinciden en las mismas semanas se suman. Es la situación en la que una empresa con tres obras rentables no puede pagar la planilla del viernes.
Por eso el flujo de caja de cada obra tiene que desembocar en uno de la empresa, junto con los gastos administrativos que ninguna obra carga por sí sola: alquiler, contabilidad, seguros, salarios de oficina. Es la única forma de ver con semanas de anticipación que se viene un hueco, y de decidir a tiempo si se adelanta un cobro, se atrasa una compra o se pide una línea de crédito.
Cómo lo resolvemos en Cimenta
Todo esto se puede hacer en Excel. El problema es que el Excel del flujo de caja depende de que alguien lo actualice aparte del resto del trabajo, y la semana que más se necesita es justo la semana que nadie tiene tiempo.
En Cimenta, el flujo de caja es semanal y encadenado: arranca del saldo real de tus cuentas bancarias, y la diferencia de cada semana pasa como saldo inicial de la siguiente. Los gastos de cada proyecto, las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar alimentan ese flujo sin copiar nada a mano, y el estado económico de cada obra te dice cuánto se ha facturado, cuánto se ha cobrado y cuánto falta. Si quieres ver cómo se integra con la contabilidad de la empresa, revisa la página de finanzas para constructoras, o pruébalo gratis con la obra que tienes en curso.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el flujo de caja de una obra?
Es el calendario de entradas y salidas de dinero de un proyecto de construcción, semana a semana. A diferencia del presupuesto, que dice cuánto cuesta la obra, el flujo de caja dice en qué momento hay que pagar cada cosa y cuándo llega cada pago del cliente.
¿Cómo calculo el capital de trabajo que necesita una obra?
Proyecta el saldo acumulado de caja de cada semana, restando pagos y sumando cobros en la fecha en que realmente llegan. La semana con el saldo más negativo es el valle: ese monto es el capital de trabajo que necesitas tener disponible.
¿Qué es la curva S en construcción?
Es la forma que toma el costo acumulado de una obra en el tiempo: crece lento al inicio, rápido en la etapa de estructura y obra gris, y lento otra vez en los acabados. Sirve para repartir el presupuesto por semana y para comparar el avance real contra el planeado.
¿Qué anticipo es normal en una obra privada en Costa Rica?
No hay un porcentaje fijo por ley para obras privadas; se negocia. Lo importante es que el anticipo se amortiza en cada cobro, así que ayuda al inicio pero no elimina el valle. En contratación pública, el reglamento de la Ley 9986 (artículo 20) permite anticipos de entre 20% y 40%, si el pliego lo establece, contra una garantía colateral por el mismo monto.
¿Qué es la retención de garantía y cuándo se devuelve?
Es un porcentaje de cada pago, típicamente entre 5% y 10%, que el cliente guarda como garantía de que la obra se termina bien. Se devuelve al entregar o después de un periodo de garantía, según diga el contrato. Conviene que el contrato fije la fecha exacta de devolución.
¿Por qué las instituciones públicas me rebajan un 2% de cada pago?
Por el artículo 23 inciso g de la Ley del Impuesto sobre la Renta, que obliga al Estado, instituciones autónomas y municipalidades a retener el 2% del monto bruto de sus pagos a contratistas. Es un adelanto del impuesto sobre la renta que puedes acreditar a tus pagos parciales o en la declaración.
¿El flujo de caja se lleva con o sin IVA?
Lo más claro es proyectar la obra sin IVA y llevar aparte el IVA a declarar cada mes. El IVA que cobras no es ingreso de la obra, y con clientes privados muchas veces lo pagas a Hacienda antes de que el cliente te lo pague a ti.
Datos legales tomados de la Ley General de Contratación Pública (Ley 9986) y su reglamento (Decreto Ejecutivo N.° 43808, artículos 19 y 20), la Ley del Impuesto sobre la Renta (Ley 7092, artículo 23 inciso g), y la Ley del Impuesto al Valor Agregado con el transitorio V bis de la Ley 9635. Los escenarios del simulador son un modelo simplificado para planificar: para decisiones de crédito, contratos o impuestos de un caso particular, consulta con tu contador o asesor legal.